EFFEKTIV KOMMUNAL UPPHANDLING

Tillbaka

Inledning

GUIDE

Steg 1: Skapa tydliga riktlinjer

• Definiera upphandlingsprocessen
  • Kommunen bör formulera en tydlig och omfattande upphandlingspolicy som beskriver varje steg i processen, från behovsanalys till avtalsskrivning. Policyn ska innefatta specifika riktlinjer för hur upphandlingar ska genomföras och annonseras. Det bör också finnas vägledningar för hur kravspecifikationer formuleras och hur anbud utvärderas. Riktlinjerna ska vara i linje med gällande lagstiftning för offentlig upphandling.
• Involvera lokala aktörer
  • För att skapa riktlinjer som verkligen speglar det lokala näringslivets behov bör kommunen involvera lokala företagare och intressenter i processen. Det kan göras genom att anordna workshops eller konsultationer där företagare kan ge sin syn på hur upphandlingsprocessen fungerar och vilka krav som ställs. Genom att samla in synpunkter kan kommunen säkerställa att riktlinjerna är relevanta och användbara.
• Offentliggör riktlinjerna
  • Riktlinjerna bör göras lättillgängliga på kommunens webbplats och spridas genom informationsmöten och nyhetsbrev. Genom att skapa transparens kring upphandlingsprocessen ökar förtroendet bland företagen. Kommunen kan också överväga att hålla informationsmöten där företagare kan ställa frågor och få klarhet kring upphandlingspolicyn.
    
    

Steg 2: Prioritera lokala leverantörer

• Inför lokal prioritering
  • Kommunen kan implementera en policy som gynnar lokala företag vid upphandlingar. Detta kan inkludera att ge förtur till lokala anbudsgivare eller att skapa särskilda upphandlingar som är anpassade för mindre företag. Genom att göra detta kan kommunen stärka den lokala ekonomin och öka sysselsättningen.
• Sätt specifika mål
  • Skapa mätbara mål för hur stor del av kommunens upphandlingar som ska gå till lokala leverantörer. Det kan exempelvis handla om att sträva efter att minst 30% av upphandlingarna går till lokala aktörer. Genom att följa upp dessa mål kan kommunen öka sin insyn och ansvarstagande. Rapportera resultaten årligen för att utvärdera framsteg.
• Stimulera lokala företag
  • Kommunen bör aktivt uppmuntra lokala företag att delta i upphandlingar. Detta kan göras genom att hålla informationsmöten där företagare informeras om kommande upphandlingar och hur de kan delta. Genom att erbjuda stöd i form av rådgivning och utbildning kan kommunen öka antalet anbudsgivare och därmed konkurrensen.
• Skapa nätverk för lokala företag
  • Genom att bygga upp affärsnätverk där lokala företag kan träffas och diskutera upphandlingsmöjligheter kan kommunen skapa en dynamisk plattform för samarbete. Detta kan också leda till att företag tillsammans kan lämna anbud och stärka sina positioner i upphandlingarna.

Steg 3: Säkerställ transparens i upphandlingsprocessen

• Offentliggör upphandlingsinformation
  • Publicera alla relevanta dokument och utvärderingskriterier på kommunens hemsida. Informationen bör vara tydlig och lättförståelig för att göra det enklare för företag att delta i upphandlingar. All relevant information om upphandlingen, inklusive tidslinjer, krav och kontaktpersoner, bör vara lättillgänglig.
• Använd digitala plattformar
  • Implementera digitala verktyg för att hantera upphandlingsdokument och anbud. Detta kan inkludera plattformar för att samla in anbud, ställa frågor och ge återkoppling. Genom att digitalisera upphandlingsprocessen kan kommunen också effektivisera arbetet och minska administrationen.
• Uppmuntra feedback från anbudsgivare
  • Efter att upphandlingen har avslutats bör kommunen kontakta både vinnande och förlorande anbudsgivare för att ge feedback och samla in synpunkter. Detta stärker relationerna med leverantörerna och förbättrar framtida upphandlingar. Genom att erbjuda möjligheter för företag att ge feedback kan kommunen identifiera förbättringsområden.
• Genomför nöjdhetsundersökningar
  • För att mäta hur nöjda anbudsgivarna är med upphandlingsprocessen kan kommunen genomföra nöjdhetsundersökningar. Resultaten kan användas för att identifiera brister och skapa åtgärdsplaner för att förbättra processen.

Steg 4: Genomför marknadsdialog

• Analysera behov och marknad
  • Innan upphandlingar annonseras bör kommunen genomföra en noggrann behovsanalys och marknadsdialog för att förstå vad som finns på marknaden och vad som verkligen behövs. Detta kan inkludera att identifiera vilka produkter och tjänster som efterfrågas och hur de kan upphandlas på ett kostnadseffektivt sätt.
• Involvera leverantörer tidigt
  • Genom att involvera leverantörer tidigt i processen kan kommunen få värdefulla insikter om krav som kan driva kostnaderna i onödan. Detta kan göras genom RFI (Request for Information) eller informationsmöten där leverantörer kan dela med sig av sina erfarenheter och rekommendationer.
• Uppmuntra till innovation
  • Kommunen bör skapa en kultur där innovation uppmuntras genom upphandlingsprocessen. Genom att ställa funktionskrav istället för detaljerade specifikationer kan kommunen öppna upp för nya och kostnadseffektiva lösningar. Detta kan leda till bättre och mer hållbara alternativ som gynnar kommunen och dess medborgare.
• Exempel på effektiv marknadsdialog
  • Ett exempel på framgångsrik marknadsdialog är en kommun som regelbundet bjuder in lokala företag till digitala möten för att diskutera kommande upphandlingar och samla in synpunkter. Detta skapar en öppen och konstruktiv dialog mellan kommunen och företagen.

Steg 5: Effektivisera dokumenthantering

• Förenkla dokumentkrav
  • Minska antalet dokument som anbudsgivare behöver lämna in vid anbudstillfället. Istället för att kräva alla handlingar från början kan kommunen be om dessa från den vinnande leverantören innan kontraktet skrivs under. Detta minskar den administrativa bördan för företagen och gör det mer attraktivt att delta.
• Tydliggör språket i upphandlingsdokumenten
  • Använd klarspråk i upphandlingsdokumenten för att säkerställa att de är lätta att förstå. Detta ökar chansen att fler företag vill delta. Dokumenten bör undvika juridiskt eller byråkratiskt språk som kan avskräcka potentiella anbudsgivare.
• Ge tillräcklig tid för anbud
  • Sätt rimliga tidsramar för anbudsinlämning. Under speciella perioder, såsom helgdagar eller semestrar, bör mer tid ges för att lämna anbud. Detta kan bidra till att fler företag känner att de har möjlighet att delta.
• Ge en sammanfattning av viktig information
  • På första sidan av upphandlingsdokumenten kan en kort sammanfattning av projektet och de viktigaste kraven inkluderas. Detta gör det lättare för företag att snabbt avgöra om de ska lägga tid på att lämna ett anbud.

Steg 6: Följ Upp Avtal och Anbudsgivare

• Aktiv Avtalsuppföljning
  • Kommunen bör ha en systematisk och aktiv uppföljning av avtal under hela avtalstiden. Detta inkluderar att kontrollera att alla villkor uppfylls och att fakturor motsvarar det avtalade. Genom att följa upp noggrant kan kommunen säkerställa att de får det de betalar för.
• Uppföljning av anbudsgivare
  • Kommunen ska sträva efter att ha en bra relation med anbudsgivare genom att kontakta dem efter tilldelningsbeslutet för att ge feedback och förklara varför de vann eller förlorade. Denna feedback kan hjälpa företagen att förbättra sina anbud i framtiden.
• Mät nöjdhet och effektivitet
  • Implementera system för att mäta företagarnas nöjdhet med upphandlingsprocessen och använda resultaten för att identifiera områden för förbättring. Att regelbundet genomföra nöjdhetsundersökningar kan ge värdefulla insikter i hur kommunen uppfattas av företag.
• Engagera företag i utvärderingen
  • Inkludera leverantörer i utvärderingsprocessen för att få deras perspektiv på hur upphandlingen genomfördes och hur processen kan förbättras i framtiden. Detta skapar en mer transparent och inkluderande process.
    

Avslutning

Genom att följa dessa steg kan kommuner skapa en mer effektiv och rättvis upphandlingsprocess som gynnar både lokala företag och medborgare. Genom att investera tid och resurser i upphandlingsarbete kan kommunerna säkerställa att de offentliga medlen används på bästa möjliga sätt och bidra till ett blomstrande lokalt företagsklimat. Dessutom kommer dessa insatser att öka företagarnas förtroende för kommunen och göra dem mer benägna att delta i framtida upphandlingar.

VILKA ÄR VI?