Digitalisera redovisningen

Hur en redovisningsmäklare kan hjälpa dig undvika fallgroparna i digitaliseringens värld

Digitalisering av redovisningen är inte längre ett sidospår för företagen – det är en nödvändighet. Förväntningarna från myndigheter, banker, investerare och inte minst kunder stiger hela tiden. Att ha realtidsuppdaterad ekonomi är idag lika självklart som att använda internetbank. Trots det är det många företagare som tar fel väg in i digitaliseringen och hamnar i kostsamma, ineffektiva lösningar.

Det är här en redovisningsmäklare kommer in i bilden.

Vi på Affärsnätverket Företagsbyrå fungerar som en länk mellan företagare och redovisningsbranschens digitala möjligheter. Vår roll är att identifiera behov, utvärdera alternativ och säkerställa att varje företag får en lösning som fungerar i praktiken. Med erfarenhet från hundratals matchningar vet vi vad som fungerar – och vad som ofta går snett. Nedan går vi igenom de vanligaste misstagen företag gör när de försöker digitalisera sin redovisning, och hur du som företagare kan undvika dem med stöd av en redovisningsmäklare.

Du börjar med system – inte med behovet

En av de största fallgroparna är att man utgår från ett visst system eller en viss teknisk lösning utan att först ha gjort en ordentlig behovsanalys. Många väljer att börja använda Fortnox, Visma eller Bokio utan att ställa sig frågan: Vad är det vi egentligen behöver? Hur ser vårt arbetsflöde ut? Hur ofta hanterar vi verifikationer? Hur ser ansvarsuppdelningen ut internt?

Att välja system före strategi leder ofta till att man får en lösning som passar någon annan – men inte den egna verksamheten. En redovisningsmäklare går istället igenom hela kedjan: vilken bransch du verkar i, hur din säljprocess ser ut, hur ofta du fakturerar, hur personal och inköp fungerar – och matchar därefter med en byrå och ett system som är optimerat utifrån dina verkliga behov.

Du kopplar på tekniken – men byrån hänger inte med

Ett annat vanligt problem är att företagaren påbörjar en digital resa, men redovisningsbyrån hänger inte med. Resultatet blir dubbelarbete, förseningar och missförstånd. Det är inte ovanligt att företagare börjar skicka in kvitton via en app, men får tillbaka ett svar från byrån där de efterfrågar underlaget i pdf-format. Eller att du som företagare tror att du digitalt signerat och skickat in en momsdeklaration, men byrån inte uppmärksammat det och det därför inte gått iväg.

Digitalisering kräver att både du och byrån jobbar enligt samma logik och flöde. En redovisningsmäklare kan hjälpa till att säkerställa att din befintliga byrå är rätt partner för en digital framtid – och om inte, hjälpa dig hitta en byrå som redan arbetar strukturerat, molnbaserat och med full koll på processerna.

Du digitaliserar fel moment

Det är också vanligt att företag lägger stor energi på att digitalisera det som ger minst effekt. Många börjar med att automatisera scanning av kvitton eller digitalisera inlämning av leverantörsfakturor, men missar de stora effektiviseringsmöjligheterna som finns i exempelvis automatiserad avstämning, integrerade kassaflödesrapporter eller smart koppling till tidrapportering och lager.

Det gäller att förstå var i processen digitaliseringen ger störst värde. Det är här vi som redovisningsmäklare gör skillnad. Vi har överblicken som gör det möjligt att föreslå förbättringar som ger verklig hävstång. Istället för att lägga resurser på det som är enkelt att digitalisera, fokuserar vi på det som ger mest effekt på resultat och tidsbesparing.

Du har inte koll på ansvarsfördelningen

Digitalisering innebär inte bara förändrade verktyg – det innebär också förändrat ansvar. Många företagare tror att redovisningsbyrån fortsatt hanterar allt, när det i själva verket har skett en förskjutning. När du signerar momsdeklarationen via mobilen är det du som är ansvarig. När underlag inte dyker upp i systemet riskerar det vara du som står utan bokföring – även om du trodde att byrån ”tog hand om allt”.

Många av de konflikter och missförstånd som uppstår i redovisningsrelationer idag bottnar i att det saknas tydliga avtal, förväntansdokument och ansvarsfördelning. En redovisningsmäklare säkerställer att allt detta kommer på plats. Det ska vara glasklart vem som gör vad, när det ska ske och vad som händer om något går fel. Transparens i samarbetsformer är grunden för en digital lösning som håller över tid.

Du tror att digitalisering är ett engångsprojekt

Många ser digitalisering som en insats – något man gör en gång och sedan är färdig med. Men sanningen är att digitalisering är ett kontinuerligt förbättringsarbete. Nya funktioner, integrationer, regelverk och förväntningar dyker upp löpande. Det gäller att ha en samarbetspartner som löpande följer upp, justerar och utvecklar systemet tillsammans med dig.

Affärsnätverket Företagsbyrå gör alltid en uppföljning, där vi analyserar hur samarbetet fungerar, om det finns effektiviseringspotential, om kostnaderna är rimliga och om det är dags att se över samarbetsformen. För att undvika det krävs kontinuitet, uppföljning och proaktiv rådgivning.

Vår slutsats: du behöver inte göra detta själv

Digitalisering av redovisningen är ingen lätt resa – men det behöver inte heller vara svårt. Med rätt stöd och rätt samarbete kan du ta ett avgörande kliv mot ett mer professionellt och effektivt företagande. Som redovisningsmäklare är vår roll att hjälpa dig att inte bara välja rätt system, utan att bygga rätt struktur för hela din ekonomiska hantering.

Vi har ingen agenda att sälja ett visst program, en viss konsult eller viss teknik. Vi har ett enda uppdrag – att hjälpa dig som företagare att få rätt lösning. En lösning som är modern, hållbar och framtidssäkrad.

Vill du ha hjälp att digitalisera din redovisning – eller få en second opinion på din nuvarande lösning? Boka ett samtal med oss på Affärsnätverket Företagsbyrå. Vi finns här för att se till att du inte går vilse i digitaliseringens djungel.