Övervinn dina deadlines

11 sätt att vara mer fokuserad och produktiv

1. Gör en att-göra-lista & använd den

Förbered dig på att göra rätt sak vi rätt tillfälle, Gör en “att göra lista” varje vecka och lova dig själv att göra allt på listan. Här kommer en enkel tvåstegs metod som hjälper dig att fixa biffen.

STEG 1: ANVÄND ABCDE-METODEN FÖR ATT MÖTA DEADLINES

Prioritera varje sak enligt nedan:

1. Arbete som bara måste vara klart inom någon dag, för att undvika negativa konsekvenser
2. Arbete som SKA utföras men som inte är lika tidskänsligt
3. Arbete som skulle vara trevligt att avsluta, men är inte brådskande
4. Arbete som kan delegeras
5. Arbete som kan elimineras

STEG 2: Välj en stor sak (alternativt två små saker) att göra klart VARJE DAGGör dig redo för framgång genom att ta itu med en eller två saker varje dag. Det blir både realistiskt och hanterbart. Dessutom får du tillfredsställelsen att kryssa dem från listan istället för att skjuta upp dem till  morgondagens att-göra-lista.

2. Ordna med en idealisk arbetsplats

Även om din soffa, säng, köksbord eller golvet i ditt största förråd alla är ofta använda som arbetsplatser i hemmet, så handen på hjärtat, de är knappast perfekta. 

Om du vill vara mer produktiv och undvika den värk som oundvikligen kommer från dålig arbetsmiljö, så är det bra att skapa en arbetsplats som är lika tilltalande för sinnet som för kroppen.

Det betyder vanligtvis en rensad yta, en arbets riktig stol, inga distraktioner och alla rätt resurser på plats. 

Det är den typ av arbetsplats du behöver vara i när du försöker nå dina deadlines!

3. Gör en behovsanalys på din dag

Med arbetserfarenhet kommer en kunskap om hur lång tid varje enskild uppgift kan ta. Du behöver använda den kunskapen för att boosta din produktivitet. Se över dina dagar, timme för timme genom att skriva dagbok. 

Du kommer att vara mindre benägna att slösa tid om du vet att du behöver skruva ut rapporten från 14:00 för att vara redo för ett kundmöte på 15:00

Glöm inte att schemalägga raster under dagen för att rensa huvudet och ge nödvändigt bränsle till din kropp!

4. Gör det värsta först

Har du hört uttrycket "Äta grodan"? Det hänvisar till att agera genom att ta itu med den svåraste uppgiften på din lista först, så att din energi inte tappas av den rädslan du känner hela dagen inför just den värsta uppgiften. Alltså om du hade en uppgift att äta en levande groda, du måste göra det, så gör det först annars blir du distraherad hela dagen av tanken att göra det senare. Allt du gör resten av den dagen kommer uppfattas som något lätt.

5. Bygg in tid för en kris

Du vaknar med en rinnande näsa. Din katt/barn har en nödsituation och de behöver dig nu. Din telefon slutar fungera. Det finns massvis med sätt som livet kan komma i vägen för din att-göra-lista. Därför är det viktigt att undvika att arbeta efter deadlines på ett sätt som inte ger dig utrymme för en “kris”.

Bygg in luft i din kalender. Sätt deadlines tidigare än din kunds tidsfrist. På så sätt sitter du inte på pottkanten i sista sekunden och en oväntad livshändelse gör inte att allt spårar ur. Det du gör genom att sätta dina deadlines tidigare, tillsammans med att inte ta på dig för mycket är att du hjälper ditt framtida jag. Du kan se luften i ditt schema som tid för kvalitetskontroller. En ytterliggare fördel är att när man låter ett arbete bero en tid, så kommer man i den sista redigeringen med nya insikter som gör hela arbetet ännu bättre. 

6. Undvik multitasking

Våra ansträngningar att lyckas med pressade scheman är sällan lyckosamma, speciellt när man försöker göra ett antal saker samtidigt. Studier visar att vi inte är lika bra på att göra några saker samtidigt som vi tror att vi är. Faktum är att viss forskning tyder på att multitasking kan minska produktiviteten med upp till 40%!

Multitasking är inte det du behöver när du kämpar för att nå en deadline. För att vara riktigt produktiv, ägna all din uppmärksamhet åt en uppgift i taget. Du kommer att vara mer fokuserad och kommer att arbeta smartare och mer effektivt.

7. Förstå dig själv

Är du medveten om när du är som mest effektiv? Om inte så är det väl värd tid att fundera på när du har energi och tankeförmåga. När du vet om när du är som mest produktiv, så har du något att bygga ditt schema från.

Vissa tänker bättre på natten, vissa kan bara göra administrativt arbete på morgonen. Att lära sig att förstå när man borde göra saker är väldigt effektiv när man har ett hektiskt liv. 

Nästa gång du skapar din att göra-lista, se till att schemalägga de objekt som kräver mest fokus vid din mest produktiva tid på dagen. Att hålla deadlines blir betydligt enklare så. 

8. Bryt ner varje projekt i mindre delar

Utmaningen med korta deadlines förvärras ofta när vi känner oss överväldigade av arbetets omfattning. Det är särskilt tydligt när vi försöker slutföra projekt i sista minuten.

Gör det psykologiskt lättare för dig själv genom att bryta ner ett stort projekt i mer hanterbara steg. Varje steg bör vara så litet så att du kan passa in det i din dag i olika steg på en till två timmar. Detta gör att varje projekt känns mindre skrämmande och du drar nytta av den motiverande känslan av tillfredsställelse som följer med att kryssa en uppgift från listan - och nå de korta deadlines.

9.Strunta i sociala medier För många småföretagare är sociala medier bara en del av jobbet. Men så enkelt är det aldrig, eller hur? Vi börjar på sociala medier av rätt anledning, men vi stannar alltid för alla felaktiga. 

För dig med korta deadlines rekommenderar vi att radera apparna från din mobil. Om du inte är redo att ta det här steget, inaktivera åtminstone aviseringar och/eller sätt telefonen i stör ej -läge när du arbetar med deadlines som kräver din koncentration.

10. Lär dig att delegera

För många deadlines och för få timmar på dagen? Har du tänkt att du inte behöver vara den som gör dem alla? Framgångsrika företagare vet att delegering är nyckeln till att komma till nästa nivå. Kan du lägga ut en del av ditt arbete till en entreprenör eller ta med en administrativ assistent för att hjälpa dig med de små grejerna?

Och delegering behöver inte vara begränsat till människor. Programvara kan hjälpa dig att några av dina arbeten, inklusive:

• Spara tid genom att låta någon sköta din redovisning, sätt upp smarta lösningar för fakturering och hantera leverantörsfakturor med några få klick. 
• Öppna kalendern: Spara e-postmeddelandet fram och tillbaka och få dina kunder att själv boka tid med dig
• Använd någon i ditt affärsnätverk som kan göra uppgiften bättre. 

11. Övervinna distraktioner och uppfyll tidsfrister

När din försörjning vilar på din förmåga att skapa bra arbete under snäva tidsfrister, är det absolut nödvändigt att du hittar strategier för att hålla dig organiserad och fokuserad.

Det kan vara till hjälp att undvika att tänka på deadlines som jobbiga datum i din kalender. Se istället fram emot dem. Var och en representerar en nöjd kund, en faktura på väg och av ett tufft men tillfredsställande projekt.

Lycka till med dina deadlines.